Gestão de Documentos

Relatório

Histórico

Reuniões e Treinamentos

Videoconferências

Histórico

Exercício de 2006

1. Abril de 2006: formação da Comissão de Gestão e Avaliação Documental constituída por servidores de áreas diversificadas (Direito, Engenharia, Computação, Matemática, Biblioteconomia) indicados pelas varas e Secretaria Administrativa (Portaria nº 289/GDF, de 10/abril/2006).
2. Reuniões prévias da Comissão com o intuito de conhecer e estudar as Resoluções do Conselho da Justiça Federal.
3. Julho 2006: início das atividades
4. Definição de critérios para realização do trabalho e divisão de tarefas.
Visita das servidoras Dulcinete Morais Carneiro e Lailma dos Santos Oliveira à Comissão de Gestão Documental do TRF 5ª Região para intercâmbio de informações.
Definição do acervo a ser trabalhado: inicialmente, Agravos de Instrumento.
5. Dezembro/2006: Finalização das atividades do exercício com a publicação de 04 Editais de eliminação (agravos de instrumento), concedendo-se prazo às partes para requisição dos autos em 45 dias.
6. Foi observado prazo precaucional de 03 anos ? a contar do trânsito em julgado, tendo sido desentranhadas as peças de guarda permanente: acórdãos (voto, relatório e ementas) e certidões de trânsito em julgado, com análise criteriosa de cada ação. Os documentos retirados foram acondicionados e identificados de forma apropriada. Os processos foram movimentados provisoriamente no sistema Tebas.

Exercício de 2007

7. Continuação dos trabalhos com os Agravos de Instrumento.
8. Publicação do último edital dos agravos de instrumento analisados em 2006/2007.
9. Início dos trabalhos com processos autuados entre 1967 a 1988. Foram trabalhados os processos de guarda permanente (corte cronológico e algumas desapropriações) e processos passíveis de eliminação. Análise criteriosa feita processo a processo observando a tabela de temporalidade e as resoluções do CJF.
10. Inserção dos processos na fase 99 do Tebas ? Gestão Documental ? adaptada para atender as necessidades que surgiram durante a inclusão das informações.
11. Exposição sobre noções de Estatística pelo Prof. Sydney Gomes da Silva, Professor e Coordenador do Departamento de Estatística da Universidade Federal da Paraíba, para fins de aplicação do Plano Amostral sobre os processos passíveis de eliminação. Referidas aulas realizaram-se nos dias 02, 07, 14, 23 e 28 de agosto/07.
12. Em novembro/2007: As servidoras Ubaldina Fernandes Nunes e Lailma dos Santos Oliveira participaram do curso de Gestão de Autos Findos da Justiça Federal, em Brasília, promovido pelo Conselho da Justiça Federal.
13. Disseminação de informações para os demais membros da Comissão sobre os conhecimentos adquiridos no curso e divulgação do Manual de Gestão de Autos Findos, inclusive com apresentação de documentário (DVD).
14. Publicação total de 04 editais de eliminação referentes ao exercício de 2007. Quando da publicação dos editais, todos os órgão públicos, partes nos processos, foram cientificados por ofício.
15. Assinatura do Acordo de Cooperação (Acordo nº 16, de 03/dezembro/07) com a Associação Civil Acordo Verde Cidade Universitária/EMLUR ? para fins de doação do produto da eliminação de autos.
19/dezembro/07- Foram eliminados 5.800 agravos de instrumentos. A massa documental pesou 1.900 kg e ocupava o espaço correspondente a 10,30m lineares, avaliada em R$ 0,25 centavos o kg, valor doado à Associação Acordo Verde.

1º descarte de processos -
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17. Estatística total de processos trabalhados pela Comissão de julho/2006 a dezembro/ 2007: 13. 392 processos SITUAÇÃO EM DEZEMBRO/07:
- 5799 Agravos (publicados em edital e prontos para descarte).
- 2044 classes diversas de processos publicados em edital prontos para descarte (MS, Ordinárias e Execução Fiscal), porém aguardando movimentação definitiva (guarda amostral).
- 3135 - outras classes trabalhadas e aguardando inclusão em edital.
- 2414 - processos de guarda permanente (analisados, higienizados e acondicionados adequadamente em caixas e estantes). Processos referentes ao Corte Cronológico ? 1967 a 1973 ? Desapropriações e outros).

Exercício de 2008

18. Janeiro/2008: início da triagem dos processos para seleção da Guarda Amostral (Vide, no Anexo I, considerações e cálculo estatístico elaborado pelos servidores André Pineli Pereira e Ítalo Jorge Marinho ? membros da Comissão - para aplicação da reserva amostral).
19. Fevereiro/2008: Reestruturação da Comissão de Gestão Documental pela Portaria nº 105/GDF, de 07/fevereiro/2008.
20. Continuação dos trabalhos com os processos de guarda amostral, retirados do acervo dos 7.618 processos antigos cadastrados pela Seção de Distribuição. Foram reservados 826 processos. Referidos processos receberam o mesmo tratamento dos processos de guarda permanente quanto à limpeza e acondicionamento em caixas e estantes específicas, bem como a devida movimentação no sistema na fase processual própria.
21.10/abril/2008 - Foram eliminados 2.191 processos de classes, em benefício da "Associação Acordo Verde". A massa pesou 800 kg, ocupava aproximadamente 7m lineares e foi avaliada em R$ 0,25 centavos o kg.

2º descarte de processos -
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22. Atividades paralelas de consultoria às Seções Judiciárias da 5ª Região (SJRN/SJAL/SJCE e SJPE) com repasse de orientações e materiais (modelos de termos, legislação e critérios para seleção da amostra representativa).
23. Participação nas atividades do COTIGED (Comitê de Gestão Documental do CJF) com a indicação da servidora Ubaldina Fernandes Nunes para representar a 5ª Região naquele grupo e com a participação dos membros em videoconferências e colaboração nos trabalhos de consolidação normativa.
24 Trabalhos contínuos de análise dos processos antigos cadastrados pela Distribuição: seleção de peças de guarda permanente, verificação de pendências (ex: penhoras não levantadas) e movimentação no sistema.
25. Publicação do Edital 01/08 de eliminação contendo 1403 processos de classes diversas (DJ de 11/setembro/2008)
26. Seleção de alguns processos de guarda permanente para análise detalhada e elaboração de relatório.
27. Publicação do Edital nº 02/2008 (25/novembro/2008) com 1000 processos de execução fiscal).
28. Seleção de amostra representativa dos processos constantes dos 02 editais, num total de 293 processos.
29. Doação de 2.080kg de papel (Diários Oficiais dos ? anos 2005/2006), em 11/novembro/2008 - Doação de 2.080kg de papel (Diários Oficiais dos anos 2005/2006) à "Associação Acordo Verde". O produto da trituração foi avaliado em R$ 0,10 o kg.

Exercício de 2009

30. Reinício das atividades com os processos publicados nos editais 01 e 02/2008 (seleção de processos e de peças de guarda permanente, verificação de pendências etc...)
31. 19/março/2009 ? Encaminhamento de 2.400 processos de classes diversas para eliminação, em benefício da "Associação Acordo Verde". A massa documental pesou 310 kg, ocupava aproximadamente 10,32m lineares e foi avaliada em R$ 0,25 o kg. O espaço antes ocupado pelos processos foi reduzido a 2,10m lineares ou 10 caixas de processos.

3º descarte de processos -
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O espaço antes ocupado pelos processos foi reduzido a 2,10m lineares ou 10 caixas de processos.
32. Publicação do Edital 01/2009 ? 14/abril/2009 ? Com 1.006 processos de classes diversas.
33. Maio/2009 ? Publicação do Edital 02/2009
34. 29/maio/2009 - Encaminhamento de 1006 processos de classes diversas para eliminação, em benefício da "Associação Acordo Verde". A massa documental pesou 170kg, ocupava aproximadamente 10,00m lineares e foi avaliada em R$ 0,22 o kg.
4º descarte de processos -
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35. 16/outubro/2009 - Encaminhamento de 2.753 processos de classes diversas para eliminação, em benefício da "Associação Acordo Verde". A massa documental pesou 280 kg, ocupava aproximadamente 9,00m lineares e foi avaliada em R$ 0,22 o kg.
5º descarte de processos -
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No dia 1º de dezembro foi realizado o 6º descarte de processos trabalhados pela Comissão de Gestão Documental. Foram 1472 processos de classes diversas publicados no Edital 03/2009. O material foi repassado à Associação Acordo Verde. Peso: 300kg, vendidos por R$ 0,25 okg.
Ocupava o correspondente a 12m lineares.
6º descarte de processos -
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Reuniões e Treinamentos

Recife: agosto 2006

Considerações:
1. Troca de informações com o TRF da 5ª Região a respeito dos procedimentos necessários ao início dos trabalhos da Comissão de Gestão Documental.
2. Visualização das rotinas desde o início da análise dos processos passíveis de eliminação até sua efetiva eliminação. Participantes: Dulcinete M. Carneiro e Lailma dos Santos Oliveira

Brasília: novembro 2007

Considerações:
Evento promovido pelo CJF: treinamento ministrado pelas unidades de Arquivo e Apoio Judiciário do TRF da 4ª Região, visando preparar o servidor para atuar como agente multiplicador da metodologia de gestão documental da Justiça Federal, especificamente no gerenciamento dos processos judiciais transitados em julgado, com vistas a aplicação desses conhecimentos na melhoria e uniformização das atividades dos arquivos das Seções Judiciárias e Tribunais Regionais Federais; na seleção de autos findos judiciais para a preservação da memória institucional, bem como contribuir para otimizar os espaços físicos dos Arquivos
Participantes : Ubaldina F. Nunes e Lailma dos Santos Oliveira

Rio de Janeiro : julho 2008

Considerações:
1. Apresentação do Sistema Integrado de Gestão Administrativa ? SIGA, desenvolvido pela SJ/RJ;
2. Questões relativas à tabela de temporalidade (PCTT) constante do anexo da Resolução nº 359/2004/CJF;
3. Análise do check-list de arquivamento de autos, proposto pelo TRF4ª Região e sua adaptação ao E-Jud;
4. Visita ao Arquivo da SJ/RJ, para conhecer o acervo e o projeto de resgate e guarda dos documentos históricos da 1ª fase da Justiça Federal.
DIA 02/07/2008
1. Sistema Integrado de Gestão Administrativa ? SIGA, desenvolvido pela SJ/RJ e em fase de implantação na SJ/ES e TRF2ª Região - apresentação dos módulos e funcionalidades em uso. Os órgãos interessados podem solicitar maiores informações e mídia pelo e-mail edsonsr@jfrj.jus.br;
2. Apresentação, pelo TRF4ª Região e Seções, da consolidação de dúvidas e propostas relativas à tabela de temporalidade constante da Resolução nº 359/2004/CJF. Discussão e encaminhamento;
DIA 03/07/2008
3. Continuação das discussões de dúvidas e propostas relativas à tabela de temporalidade constante da Resolução nº 359/2004/CJF. A parte relativa à execução e cumprimento de sentença foi apresentada em quadro específico;
DIA 04/07/2008
4. Para viabilizar procedimentos de digitalização e certificação de documentos, o grupo solicitou fosse consignado em ata deliberação no sentido de solicitar à Administração que libere certificação digital para todos os servidores lotados em unidades de Arquivo do CJF e JF, bem como para dotar tais unidades, onde necessário, de scanners;
5. Análise do check-list de arquivamento de autos proposto pelo TRF4ª Região.
6. Adaptação do check-list referido no item 5 ao E-Jud.
7. Visita ao Arquivo da SJ/RJ, para conhecer o acervo e o projeto de resgate e guarda dos documentos históricos da 1ª fase da Justiça Federal, realizado mediante convênio com a Universidade Federal Fluminense e trabalho de estagiários de ensino médio e ensino superior nas áreas de Arquivologia, História e Direito.

Florianópolis: Agosto 2008

Considerações:
Expor ao grupo de trabalho os princípios de gestão documental, critérios e histórico de elaboração da tabela de temporalidade de autos judiciais findos.
2. Revisão da tabela de temporalidade de autos judiciais findos e elaboração de instruções para sua aplicação.
3. Término da redação da consolidação de normas sobre gestão documental.
Assuntos tratados
A reunião contou com a presença da Dra. Regilena Emy Fukui Bolognesi, Juíza Federal, designada pelo Tribunal Regional Federal da 3ª Região/Seção Judiciária de São Paulo, para acompanhar os trabalhos.
1. A representante do CJF expôs a sistemática de construção da tabela de autos judiciais findos e os princípios e premissas que orientaram o grupo que disciplinou a gestão documental, destacando:
? Objetivos da gestão documental: preservação do patrimônio público, acesso à informação, racionalização dos arquivos.
? Preocupação: gerir os documentos de tal forma a preservar os direitos dos jurisdicionados e desenvolver um processo coerente e científico para a guarda e possível eliminação de documentos.
? Conseqüências: otimização da utilização espacial dos arquivos, economia, preservação do meio ambiente, maior precisão nas estatísticas, desenvolvimento de uma Justiça transparente e coerente.
? Critério: análise combinada do provimento demandado e do provimento obtido.
? Bases jurídicas para a fixação do prazo de temporalidade: a análise do mérito e o prazo para propor ação rescisória.
? Premissas: o processo é um conjunto que não pode ser eliminado por partes.
? Princípios: organicidade, unicidade, integridade. ?A avaliação deve respeitar a natureza serial dos documentos de arquivo. Não recai, portanto, sobre peças individuais, mas sobre conjuntos que comportam unidades de um mesmo tipo documental?. Recursos e ações incidentais não têm vida própria, seguem o destino do feito principal.
? Estrutura da tabela: corresponde ao percurso traçado pelo processo desde a sua propositura e distribuição até a sua baixa ao arquivo. A idéia é que todos participem e cooperem no processo de gestão de documentos. Cada setor é responsável por uma parte do tratamento do documento chamado processo.
2. Discussão de pendências da reunião anterior, no RJ, e conclusões no sentido de: Problema: quando não iniciada a execução (de qualquer tipo ? condenação principal ou de honorários, custas ou despesas processuais), não há necessidade de sentença de extinção, apenas do decurso do prazo prescricional da pretensão executória. Porém, uma vez iniciada e paralisada a execução (também de qualquer tipo) é indispensável a sentença de extinção da execução. Solução proposta: art. 3º, § 3º, da ?Instrução Normativa?.
Problema: autos sob guarda, com prazo de temporalidade correndo, mas com pendências judiciais, não podem ser eliminados enquanto não sanadas tais pendências. Solução proposta: art. 3º, § 3º, da ?Instrução Normativa?. Problema: dificuldade de cálculo do prazo de temporalidade em processos de execução, com embargos ou não. Solução proposta: estabelecimento de prazo único, contado a partir da sentença de extinção da execução, não importando tenham sido propostos ou não embargos.
Problema: ações principais e processos incidentais/recursos que formam autos/ações rescisórias/ incidentes processuais ? é princípio da gestão documental que os ?processos vinculados? devem seguir a destinação do processo principal, a fim de manter a unicidade dos autos e o valor do processo como documento único. Este princípio foi desconsiderado na alteração da Resolução nº 359 pela de nº 393/2004, a qual permitiu a eliminação dos agravos em separado. Solução proposta: a fim de conciliar opiniões divergentes no âmbito do grupo de trabalho e alcançar um resultado de preservação de autos e de direitos das partes sem expor a oscilação de entendimento do Comitê na Resolução, foi consignado na ?Instrução Normativa? o art. 6º, de seguinte teor: ?os procedimentos de seleção de autos judiciais findos serão preferencialmente iniciados a partir de processos principais, sendo possível a eliminação não simultânea dos feitos principais e dos incidentes processuais, ações incidentais e ações rescisórias vinculados.? A ação rescisória e incidentes processuais não têm prazos próprios, porém, pela inteligência da norma, conclui-se que podem ser eliminados somente após a eliminação da ação principal. Embora os agravos continuem com previsão de temporalidade expressa na Tabela, também se lhes aplica a orientação de eliminação posterior ao dos autos da ação principal.
Problema: dúvida dos aplicadores da Tabela de Temporalidade de Autos Findos em relação aos processos (físicos) do JEF. Solução proposta: embora o prazo de temporalidade não seja diferente para os processos que tenham tramitado no JEF, se optou por inserir uma disposição específica na Tabela, para facilitar sua aplicação. Problema: não cabimento de ação rescisória em relação a processos que tramitarem no JEF. Solução proposta: consignação de prazo precaucional maior e único para todos os processos, correspondente a 5 anos (à exceção daqueles de guarda permanente ou do prazo de temporalidade de 30 anos, este referente às condenações sem execução, de qualquer tipo), não influindo mais no cálculo o prazo decadencial de 2 anos para ação rescisória ou o fato de ter havido ou não julgamento de mérito. A propositura de ação rescisória interrompe o prazo precaucional, que tornará a fluir, do seu início, a partir do trânsito em julgado da decisão proferida na ação rescisória.
3. Adaptação da Tabela de Temporalidade de Autos Judiciais Findos.
4. Redação de proposta de ?Instrução Normativa?.
Obs.: Data final para encaminhamento de considerações acerca da Tabela de Temporalidade e da proposta de Instrução Normativa pelos integrantes e grupo de trabalho de autos findos do Comitê Técnico de Gestão Documental ? 12/08/2008. Questão de ordem: Após o término da reunião, a Coordenadora do COTIGED, Neide Alves Dias De Sordi, sugeriu, para dar maior flexibilidade às normas de gestão documental, que as orientações reunidas na minuta de instrução normativa elaboradas na reunião fossem incorporadas ao Manual do Programa de Gestão Documental, de que trata o art. 12, da Resolução nº 359/2004. Assim, a minuta de ?Instrução Normativa? anexa a esta ata deverá ser integrada ao Manual, a ser encaminhado ao Comitê Gestor para apreciação. Da proposta de resolução consolidada sobre gestão documental deverá constar dispositivo acerca da elaboração/atualização de Manual. A minuta de nova resolução dispondo sobre o Programa de Gestão Documental será encaminhada ao Ministro Coordenador da Justiça Federal, para distribuição ao Fórum de Corregedores antes de sua apreciação pelo Colegiado do Conselho da Justiça Federal.
Participantes: Lailma dos Santos Oliveira

Videoconferências

Junho 2008

Considerações: Discussões sobre a consolidação das Resoluções 217 de 22/12/1999, 359 de 29/03/2004 e 393 de 20/09/2004 do Conselho da Justiça Federal e continuação da análise da proposta de consolidação/regulamentação das resoluções do CJF sobre gestão de documentos e atualização dessas normas para atender às alterações do CPC e às questões relativas aos documentos e processos eletrônicos;
Participantes: CJF , TRF 4ª região, TRF 3º Região,

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